4 redenen waarom je vandaag nog moet beginnen met uren bijhouden

Niet iedereen zal er even enthousiast over zijn: het registreren van je uren. Het kost tijd en geeft het gevoel dat je gecontroleerd wordt. Vaak wordt urenregistratie uitgesteld tot het laatste moment. Vervolgens moeten medewerkers de uren bij elkaar puzzelen op basis van het geheugen. Helaas gaat dit ten koste van de nauwkeurigheid. Dit hoeft helemaal niet zo te zijn! Uren registreren kan veel makkelijker dan je denkt. De voordelen die je eruit haalt zijn voor iedereen. In deze blog vertellen we je er meer over. 

Waarom wordt er slordig omgegaan met urenregistratie? 

Er zijn veel mensen die hun urenregistratie invullen op basis van nattevingerwerk. Heel erg zonde, want er zitten super veel voordelen aan urenregistratie. Waarom wordt er zo makkelijk mee omgegaan? Dit kan verschillende redenen hebben:

• De impact wordt niet goed gemeten: medewerkers krijgen geen inzicht in de impact van urenregistratie;
• Administratieve taak: medewerkers vinden urenregistratie een onnodige administratieve taak en doen het daarom niet;
• Onhandige methodes: verouderde methodes zorgen ervoor dat het voor medewerkers onnodig lastig wordt gemaakt om uren te registeren;
• Controle: Het nut van urenregistratie is niet duidelijk. Medewerkers kunnen het gevoel krijgen gecontroleerd te worden.

De 4 voordelen van urenregistratie

Voor heel veel organisaties brengt een nauwkeurige urenregistratie meerdere voordelen met zich mee. Wij lichten de 4 belangrijkste redenen om te werken met urenregistratie toe:

1. Eenvoudig factureren

Kies voor een urenregistratie software zoals TimeChimp. Hier koppel je gemakkelijk een facturatietool aan. Zo stuur je heel eenvoudig maandelijkse of tussentijdse facturen. Dan hoef je deze niet meer apart per mail te versturen. Ook een betalingsherinnering kan automatisch verstuurd worden, wanneer een klant niet heeft betaald binnen de afgesproken termijn. 

2. Transparante communicatie naar de klant

Een correctie urenregistratie zorgt voor transparantie naar de klant toe. Je toont namelijk aan hoeveel uur er aan het project is gewerkt en welke taken zijn gedaan. Wanneer je urenregistratie ook aan de factuurtool is gekoppeld, kan de klant gelijk zien waar de factuur op is gebaseerd. De kans is ook groot dat de factuur gelijk klopt en dus sneller wordt betaald. 

3. Inzicht in de budgetten

Een project budgetteren kan veel nauwkeuriger met urenregistratie. Je weet wanneer je budget is verbruikt en kunt de uren bijsturen waar nodig. Gaat een project bijvoorbeeld structureel over het budget heen? Dan kunnen de uren omhoog. Ook weet je hoe lang medewerkers bezig zijn met een taak, wanneer zij de uren registreren. Bij nieuwe projecten schat je beter in hoeveel uren er nodig zijn om het project succesvol te laten verlopen.

4. Processen efficiënter inrichten

Door urenregistratie weet je precies hoe lang medewerkers bezig zijn met taken. Zitten er tijdrovende taken tussen? Dan kun je samen met je personeel kijken naar manieren om deze processen efficiënter te maken. Of misschien kom je er wel achter dat je eigenlijk te weinig personeel hebt voor de hoeveelheid taken die er zijn. Dan weet je wat voor en hoeveel nieuwe medewerkers je moet aannemen. 

Dit artikel wordt u aangeboden door Timechimp.nl. Het is niet gemaakt onder verantwoordelijkheid van de redactie van deze uitgave